Wdrożenie Krajowy System e-Faktur (KSeF) to dla wielu firm duże wyzwanie organizacyjne i technologiczne. System wymaga wystawiania faktur w formacie ustrukturyzowanym XML oraz ich przesyłania do centralnej bazy przed przekazaniem kontrahentowi.
Implementacja KSeF to zmiana, która dotyczy nie tylko działu księgowości, ale bardzo często całej organizacji – procesów sprzedażowych, IT oraz obiegu dokumentów.
Poniżej opisujemy najczęstsze błędy przy wdrożeniu KSeF, które mogą generować ryzyko operacyjne i podatkowe.
Brak planu działania przy wdrożeniu KSeF
Wiele organizacji rozpoczyna wdrożenie KSeF bez jasnego harmonogramu i podziału odpowiedzialności.
Brak strategii implementacji KSeF prowadzi do chaosu, opóźnień i nerwowych poprawek tuż przed obowiązkowym terminem wprowadzenia KSeF.
Dobrą praktyką jest przygotowanie:
- harmonogramu wdrożenia,
- mapy procesów,
- podziału odpowiedzialności między księgowością, IT i zarządem.
Niedostosowanie procesów wewnętrznych do KSeF
Dotychczasowy obieg dokumentów – oparty na PDF lub fakturach papierowych – nie będzie pasował do wymogów KSeF, które będą stosowane od 1 kwietnia 2026 roku.
Brak analizy procesów biznesowych skutkuje ręcznym „łataniem” problemów zamiast ich systemowego rozwiązania.
Wdrożenie KSeF wymaga:
- przeprojektowania obiegu faktur,
- dostosowania workflow akceptacji dokumentów,
- integracji systemów księgowych z systemem KSeF.
Wybór nieodpowiedniego oprogramowania do KSeF
Nie każdy system finansowo-księgowy zapewnia pełną integrację z KSeF.
Częstym błędem przy implementacji KSeF jest wybór narzędzia, które umożliwia jedynie wysyłkę pliku XML, ale nie obsługuje:
- automatycznego odbioru faktur z KSeF,
- walidacji danych,
- archiwizacji zgodnej z przepisami.
Oprogramowanie do KSeF powinno realnie wspierać codzienną pracę działu księgowości.
Błędy w nadawaniu uprawnień w KSeF
Dostęp do systemu KSeF wymaga poprawnego przypisania ról w e-Urzędzie Skarbowym.
Brak odpowiednich uprawnień może zablokować:
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
- odbieranie faktur z KSeF,
- zarządzanie uprawnieniami w firmie.
Błędy formalne w tym zakresie są jedną z najczęstszych przyczyn opóźnień we wdrożeniu.
Pomijanie testów integracyjnych KSeF
Implementacja KSeF bez wcześniejszych testów integracyjnych zwiększa ryzyko odrzucenia dokumentów przez system.
Każda firma powinna przed obowiązkowym wdrożeniem:
- przeprowadzić testy integracji systemu księgowego z KSeF,
- sprawdzić poprawność konfiguracji,
- przetestować scenariusze błędów.
Brak szkoleń dla pracowników
Wdrożenie KSeF oznacza nowe obowiązki i nowe procedury.
Jeśli pracownicy nie znają zasad funkcjonowania KSeF, rośnie liczba:
- błędów,
- korekt,
- opóźnień w obiegu dokumentów.
Szkolenia z zakresu KSeF są kluczowym elementem bezpiecznej implementacji.
Brak monitoringu po wdrożeniu KSeF
Samo uruchomienie integracji z KSeF to nie koniec pracy.
System należy regularnie kontrolować, aby szybko wykrywać:
- odrzucone faktury,
- błędy walidacyjne,
- nieprawidłowości w integracji.
Wdrożenie KSeF – jak zrobić to bezpiecznie?
Dobrze zaplanowana implementacja KSeF pozwala uniknąć przestojów i niepotrzebnego stresu.
Kluczem jest:
- przygotowanie organizacyjne,
- testy,
- właściwy wybór oprogramowania,
- wsparcie doradcy podatkowego.
Zastanawiasz się, jak wdrożyć KSeF w swojej firmie? A może szukasz nowej księgowej?
Skontaktuj się z nami.
